採用サイトのエントリーフォームの作り方！必要項目や注意点を解説！
採用サイトのエントリーフォームは、応募者の情報を分析し選考に活かすための重要なツールです。フォームの項目を整理して設置しなければ、応募者からの正確な情報が得られず、採用業務に支障をきたすおそれがあります。
「入力内容がバラバラで統一感がない」
「記入漏れが多く、採用業務が円滑に進められない」
「応募者からの問い合わせ対応にリソースが割かれる」
このようにお悩みの方に向けて、本記事ではエントリーフォームに最低限設置するべき項目と作成時の注意点をまとめました。これを知ればスムーズに応募者の情報が収集できるようになるので、ぜひ最後までご覧ください。
当ブログは、フォーム作成ツール20年の運用実績をもつ「ふぉーむまん」が運営し、読者のためになる情報を提供しています。
エントリーフォームとは？
エントリーフォームとは、オンライン上でお問い合わせや申し込みなどを行うときに使用する入力画面のことです。採用サイトのエントリーフォームは、企業の求人に興味を持つ求職者の個人情報や志望動機などを収集し、応募を受け付けるために設置されます。
応募者の正確な情報を集めるためには、入力する項目を厳選し、採用担当者が管理しやすいように設計することが大切です。
また、応募者にとって入力しやすいようにフォームの表示を工夫しましょう。
では、どのような質問項目を設定すればよいのでしょうか。次の章で解説します。
エントリーフォームの必要項目
エントリーフォームは選考に必要な情報をもれなく収集するために設置するものですから、自社にとって必要な質問項目を過不足なく設置しなければなりません。以下に、エントリーフォームに必須となる7項目と、設置する際に留意するべきポイントを解説します。
名前
名前の入力欄には、姓と名を分けて記入できるようにします。ふりがなは、ひらがなまたはカタカナでの入力とし、サンプル例を表示してわかりやすくしておきましょう。
生年月日
生年月日は年・月・日に分けて設置します。生年は西暦と和暦のどちらで入力するのかわかりやすく表示しましょう。月日は、6月は06、5日は05といったように例文を記載しておくと記載ルールが伝わりやすくなります。
プルダウンで選択できるようにしておくと、入力ミスを防げます。
連絡先（電話 / メール）
電話番号は、ハイフンが必要か否かを明記します。ハイフンの記入例として09012345678、または090-1234-5678のように記載しておくと、応募者が迷うことなく入力できます。また、集計をする際にも電話番号の表記が統一できるため、エクセルやスプレッドシートでの管理が楽になります。
メールアドレスも必須項目として設置しておくとよいでしょう。メールアドレスの入力ミスを防ぐため、２段階に分けての入力を必須とすればミスを防ぐことができます。
志望動機、自己PRなどの入力欄
志望動機や自己PRは自由記入欄としてフォームの幅を広くとって設置します。ただし、字数を無制限にすると採用担当者が読みづらくなるため、最低文字数と上限文字数を設定しておくことをおすすめします。記入例も表示させておくと、求職者が入力しやすくなります。
希望の職種
希望職種は、募集中の職種から選択できるようにします。ラジオボタンまたはチェックボックスで選択できるようにするとよいでしょう。
履歴書や職務経歴書の添付
昨今は履歴書や職務経歴書はデータで提出する企業が増加しています。データでアップロードする際、応募者がファイル形式に悩まないように指定しておきましょう。PDF、JPG、Word（.docまたは.docx）、Excel（.xlsまたは.xlsx）など、添付ボタンのそばにファイル形式の例を表示します。
注意点としては、ご利用のフォーム作成ツールによってはファイル添付ができない仕様のものがあります。その場合は、最終学歴や職務経歴などを記入できる項目をつくり、後日メールや郵送などで履歴書・職務経歴書を提出してもらうなどの工夫が必要です。
個人情報の取り扱いへの同意
採用フォームで個人情報を収集する際は「個人情報取り扱いへの同意」が必要です。 これは個人情報の保護に関する法律で定められているため、必ず同意を得るようにします。
「本人の同意」を得る方法としては、個人情報保護の方針を開示し、内容を読んだ上で同意するチェックボタンを設置するとよいでしょう。
個人情報保護の方針は、別ウィンドウで表示するようにしておくと内容が確認しやすくなります。読まずに「同意する」ボタンを押されることのないよう、確認しなければ次の画面へ進めないようにする機能をそなえたフォーム作成ツールもあります。
エントリーフォーム作成時の注意点
エントリーフォームに必要な項目を設定したら、応募者にとって入力しやすいフォームとなるよう整えていきましょう。作成時の注意点を解説します。
入力項目はできるだけ少なくする
採用サイトのエントリーフォームでありがちな失敗例として、より多くの情報を収集しようと入力項目を多く設定しすぎるケースがあります。
入力項目が多ければ多いほど、応募者は負担となり、途中離脱してしまう可能性が高くなるでしょう。
例えば住所の入力項目では、郵便番号を入力すると自動で住所が入力されるように設定しておくと楽に入力ができます。電話番号の場合は固定電話・携帯電話を分けず、連絡のとれる電話番号を1つだけ入力するようにするなど、なるべく記入項目を減らしてみましょう。志望動機なども、履歴書・職務経歴書で判断できるものは省略してもよいかもしれません。
必須項目と任意項目を明確に分ける
必須項目と任意項目はアイコンや赤字などで明確に表示しましょう。前述したエントリーフォームの必要項目で解説した「名前」「生年月日」「連絡先」などは必須項目となります。
「FAX番号」「求人を知った媒体」「学校名」など、情報として収集したくなりますが、あまりに必須項目を多くすると応募者の入力作業が大変になります。優先度の高低を考え、任意項目はなるべく減らすようにしましょう。
必須項目に入力不足があった場合にはエラーを表示させて、どの箇所に漏れがあるのかわかりやすく表示しましょう。
記入例を表示する
フォームの質問項目には、記入例を表示しておくと応募者がスムーズに入力でき、ミスも防ぐことができます。
氏名のフリガナ、住所の番地、電話番号のハイフン、志望動機などの項目は、入力時に迷いやすい部分です。応募者の心理的な負担をなるべく減らすように設計するとよいでしょう。
入力内容確認ページ、完了ページを設置する
入力が終わったら、内容を確認できるページを設定し、応募者がチェックしやすいようにしましょう。
チェックできるページがないと、応募者はミスをしていないか不安になるものです。
「本当に入力完了したのか確認したい」と、問い合わせが殺到し、採用業務に支障が出るかもしれません。
登録完了の表示も表示されるように設計すると、応募者の気持ちに寄り添ったフォームとなります。
自動返信メールを設定する
自動返信メールを設定して、応募者が入力した内容のコピーを送るように設定しましょう。返信が必要な場合には「◯日以内に担当者よりご連絡をいたします」「書類審査の上、面談に進む方にのみご連絡をいたします」など、次の選考日程を連絡しておくとスムーズです。
求職者は、貴社だけでなく多くの企業にエントリーを行っています。入力の負担を減らし、応募者の目線に立ってフォームを設計すると、より多くの応募者を獲得できるでしょう。応募に関連する問い合わせも減り、採用業務が効率化できます。
まとめ
採用サイトを作成する上で重要となるエントリーフォーム。自社が収集したい情報をもれなく回答してもらうようにと、つい質問項目を増やしてしまいがちです。しかし、応募者にとって入力しやすいフォームであるかどうかイメージしながら設計すると、より円滑な採用につながるでしょう。
エントリーフォーム作成時の注意点などを参考にしていただき、質問項目をブラッシュアップしてみてください。応募者がストレスなく入力完了できるように、本記事をお役立ていただければ幸いです。